Documento | CODICE ETICO |
Stato documento | Approvato dall’Assemblea dei soci in data 26/1/2023 |
Versione/Data documento |
V.1 /2023 |
INDICE
1.1) La Missione di “Orion S.r.l.”. 3
1.2) Impegno verso i portatori di interesse. 3
1.3) Comportamenti non etici 3
1.4) Obiettivi del Codice Etico. 4
1.5) Ambito di applicazione del Codice Etico. 4
2.1) Rispetto della Persona. 5
2.3) Rapporti con l’ambiente. 6
2.7) Efficacia ed efficienza. 7
3.1) Criteri di condotta delle risorse umane. 8
3.2) Criteri di condotta nei rapporti con le Istituzioni 11
3.3) Criteri di condotta nei rapporti con i fornitori 12
3.5) Criteri di condotta nei rapporti con organizzazioni politiche. 14
3.6) Criteri di condotta nella gestione delle informazioni 14
1) Introduzione
Il presente documento, denominato “Codice Etico” (nel prosieguo anche “Codice”), fornisce i principi e le regole generali alle quali Orion s.r.l. (nel prosieguo anche “Società”) si vuole attenere nel normale svolgimento della sua attività, nonché le linee guida da seguire nel recepimento del D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 in materia di “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’art. 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”.
Il Codice Etico rappresenta l’enunciazione dell’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità di Orion S.r.l. rispetto a tutti i soggetti con cui entra in relazione per il conseguimento del proprio oggetto sociale (clienti, fornitori, dipendenti, collaboratori, consulenti, agenti, azionisti, istituzioni, collettività). Il Codice fissa, inoltre, standard di riferimento e norme di condotta che devono avvalorare i processi decisionali aziendali ed orientare i comportamenti della Società.
Ciascun amministratore, sindaco, revisore, dipendente, collaboratore, consulente e agente è tenuto, nell’esercizio delle proprie funzioni, svolte anche in rappresentanza della Società presso terzi, al rispetto delle norme contenute nel presente Codice.
Orion S.r.l. si impegna alla diffusione del Codice Etico, al suo periodico aggiornamento, alla messa a disposizione di ogni possibile strumento che ne favorisca la piena applicazione, allo svolgimento di verifiche in ordine ad ogni notizia di violazione delle norme, alla valutazione dei fatti ed alla conseguente attuazione, in caso di accertata violazione, di adeguate misure sanzionatorie.
In nessun caso, il perseguimento dell’interesse o del vantaggio di Orion S.r.l. può giustificare una condotta non conforme ai principi enunciati nel presente documento.
1.1) La Missione di “Orion S.r.l.”
Il core business societario è rivolto al settore della realizzazione di veicoli speciali in campo del pronto soccorso, come ambulanze e simili.
A questo scopo sono orientate le strategie di investimento e finanziarie della Società e le conseguenti condotte operative.
Tra i propri obiettivi, la Società si impegna a predisporre gli strumenti organizzativi atti a prevenire la violazione dei principi enucleati nel presente documento da parte dei propri dipendenti, collaboratori, consulenti e agenti; a vigilare sulla loro osservanza e concreta implementazione e ad aggiornare gli strumenti in maniera adeguata e continuativa.
1.2) Impegno verso i portatori di interesse
Orion S.r.l. aspira a mantenere e sviluppare rapporti etici positivi con i suoi portatori di interesse, cioè con quelle categorie di individui, gruppi o Istituzioni che godono di qualsivoglia legittimo interesse o diritto. Sono portatori di interesse i dipendenti e collaboratori di Orion S.r.l. , gli Azionisti, le Rappresentanze Sindacali, i fornitori ed i partner di affari e la collettività in generale.
1.3) Comportamenti non etici
Nella conduzione delle attività aziendali i comportamenti non etici compromettono il rapporto di fiducia fra Orion S.r.l. e i suoi portatori di interesse. Non sono etici e favoriscono l’assunzione di atteggiamenti prevenuti e ostili nei confronti dell’impresa i comportamenti di chiunque, singolo o organizzazione, appartenente o in rapporto di collaborazione esterna con Orion S.r.l., cerchi di procurare un indebito vantaggio o interesse per sé o per la Società.
I comportamenti non etici sono tali sia nella misura in cui violano normative di legge, sia in quanto contrari a regolamenti e procedure interne.
La violazione delle norme del presente Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con l’azienda e può comportare azioni disciplinari e di risarcimento del danno, nel rispetto, per i lavoratori dipendenti dei contratti collettivi di lavoro.
1.4) Obiettivi del Codice Etico
Il Codice Etico ha l’obiettivo di indirizzare la gestione di Orion S.r.l. secondo criteri di rispetto della Legge, lealtà e correttezza professionale ed efficienza economica nei rapporti interni ed esterni, al fine di favorire indirizzi univoci di comportamento volti alla soddisfazione delle esigenze degli stakeholder e al consolidamento di una positiva reputazione aziendale.
1.5) Ambito di applicazione del Codice Etico
Il Codice Etico è vincolante per i comportamenti di tutti gli Amministratori, dipendenti e collaboratori esterni di Orion S.r.l.
Tutti i soggetti interessati dal presente Codice sono tenuti a segnalare, verbalmente o per iscritto, eventuali inosservanze e ogni richiesta di violazione del presente Codice; le eventuali segnalazioni devono essere indirizzate all’Organismo di Vigilanza, istituito ai sensi del D.lgs. 231/2001 tramite posta ordinaria presso la sede legale della Società o tramite e-mail all’indirizzo ……..
I soggetti destinatari delle segnalazioni valutano l’effettiva violazione della Normativa o del Codice Etico e, se confermata, lo segnalano ai vertici di Orion S.r.l. per l’applicazione delle sanzioni disciplinari.
Orion S.r.l. tutela gli autori delle segnalazioni contro eventuali ritorsioni cui possono andare incontro per aver riferito di comportamenti non corretti e ne mantiene riservata l’identità, fatti salvi gli obblighi di legge.
L’Organismo di Vigilanza adotterà tutte le misure necessarie ad assicurare il carattere riservato delle informazioni ricevute, l’equo trattamento del personale coinvolto in condotte contrarie al Codice e il diritto di difesa di ciascun dipendente e collaboratore.
2) Principi generali
Il Codice Etico costituisce un insieme di principi e di linee guida la cui osservanza è di fondamentale importanza per il conseguimento degli obiettivi sociali e d’affari, per il regolare svolgimento delle attività, per l’affidabilità della gestione e l’immagine di Orion S.r.l.
Gli Amministratori, i dipendenti e i collaboratori esterni di Orion S.r.l. sono tenuti, nei rapporti con terzi, a mantenere un comportamento etico, rispettoso delle leggi e dei regolamenti interni e improntato alla massima correttezza ed integrità.
Nei rapporti e nelle relazioni commerciali e promozionali, sono proibite pratiche e comportamenti fraudolenti, atti di corruzione, favoritismi e più in generale ogni condotta contraria alla Legge, ai regolamenti di settore, ai regolamenti interni e alle linee guida del presente codice etico. Tali condotte sono proibite e sanzionate indipendentemente dal fatto che siano realizzate o tentate, in maniera diretta o attraverso terzi, per ottenere vantaggi personali, per altri o per Orion S.r.l.
Non sono ammesse la dazione e il ricevimento di alcuna regalìa, da parte di Amministratori, dipendenti e collaboratori esterni, che possa anche solo essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore per sè o nella conduzione di qualsiasi attività collegabile a Orion S.r.l.
In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalìa a funzionari o prestatori di pubblico servizio italiani o esteri, ovvero a loro familiari, che possa influenzare l’indipendenza di giudizio di costoro o indurre ad assicurare a sè, ad altri o a Orion S.r.l. un qualsiasi vantaggio. Tale principio concerne non solo le regalìe promesse o offerte, ma anche quelle promesse o ricevute provenienti da terzi.
Orion S.r.l. condanna, i comportamenti sopra riportati, in quanto non consentiti dalla Legge e dal Codice Etico.
2.1) Rispetto della Persona
Orion S.r.l. si impegna a rispettare i diritti, l’integrità fisica, culturale e morale di tutte le donne e gli uomini con cui si relaziona. La centralità della Persona si esprime in particolare attraverso la valorizzazione dei propri collaboratori (siano essi dipendenti o legati da altro rapporto di lavoro), l’attenzione rivolta ai bisogni e alle richieste dei clienti, la tutela e la trasparenza verso gli azionisti, la correttezza e trasparenza della negoziazione verso i fornitori e la Pubblica Amministrazione, la partecipazione attiva alla vita sociale della Collettività.
Non sono tollerate e sono sanzionate le richieste, accompagnate da minacce o altre violenze, volte ad indurre Amministratori, dipendenti e collaboratori esterni ad agire contro la Legge e il Codice Etico.
2.2) Sostenibilità
Orion S.r.l. opera attraverso un dialogo aperto alle aspettative legittime di tutti gli interlocutori. In particolare, promuove un dialogo partecipativo con tutti gli Enti Locali e le Istituzioni per collaborare al miglioramento della qualità della vita dei Cittadini e alla salvaguardia del patrimonio naturale dei territori in cui opera.
Orion S.r.l. adotta un modello di gestione aziendale orientato a garantire e promuovere, comportamenti sociali ed ecologici sostenibili; in coerenza con il proprio impegno strategico orientato allo sviluppo sostenibile e ai principi contenuti nella propria politica di Qualità, Sicurezza, Ambiente e Anticorruzione.
2.3) Rapporti con l’ambiente
Orion S.r.l. gestisce le proprie attività perseguendo la tutela dell’ambiente, ponendosi come obiettivo il miglioramento continuo delle prestazioni in questo particolare ambito, anche in considerazione degli impatti ambientali derivanti e derivati dall’attività dell’impresa.
A tale fine Orion S.r.l. si impegna:
- al rispetto della normativa nazionale e internazionale vigente in materia ambientale;
- ad adottare sistemi di gestione ambientale e di qualità certificati;
- a sensibilizzare il management e i collaboratori sulle tematiche di natura ambientale;
- a gestire le attività produttive minimizzando gli impatti ambientali diretti e indiretti;
- ad adottare un approccio precauzionale in tema di impatti ambientali;
- a promuovere lo sviluppo e la diffusione di tecnologie eco-efficienti;
- a definire specifici obiettivi ambientali e programmi di miglioramento, volti alla minimizzazione degli impatti ambientali significativi;
- a sensibilizzare e formare il personale, affinché sia consapevole degli aspetti e degli impatti ambientali connessi alle proprie attività e si impegni ad operare nel rispetto dell’ambiente, contribuendo al raggiungimento degli obiettivi aziendali;
- a fornire all’autorità locale tutte le informazioni necessarie a comprendere gli eventuali rischi ambientali legati all’attività dell’impresa;
- a perseguire una politica ambientale.
2.4) Salute e Sicurezza
Orion S.r.l. persegue i propri obiettivi nel rispetto della salute e della sicurezza dei lavoratori sui luoghi di lavoro.
A tal fine, la Società:
- ha un approccio di tipo preventivo;
- opera garantendo il continuo rispetto delle leggi e delle normative in materia;
- opera con il fine di evitare i rischi per i lavoratori, per quanto possibile e garantito dall’evoluzione della miglior tecnica. Tali rischi saranno evitati anche scegliendo i materiali e le apparecchiature più adeguate e meno pericolose e tali da mitigare i rischi alla fonte;
- valuta tutti i rischi che non possono essere eliminati;
- riduce i rischi alla fonte;
- rispetta i principi ergonomici e di salubrità nei luoghi di lavoro nell’organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti di lavoro e la scelta delle attrezzature di lavoro, nella definizione dei metodi di lavoro e di produzione, in particolare al fine di ridurre gli effetti sulla salute del lavoro monotono e di quello ripetitivo;
- sostituisce ciò che è pericoloso con ciò che non è pericoloso o che è meno pericoloso;
- programma le misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza, anche attraverso l’adozione di codici di condotta e buone prassi;
- fa fronte con rapidità ed efficacia ad eventuali necessità o non conformità in materia di sicurezza emerse nel corso delle attività lavorative o nel corso di verifiche ed ispezioni;
- riesamina periodicamente i propri processi, sistemi e obiettivi, alla luce delle nuove informazioni disponibili, ricercando un miglioramento continuo;
- diffonde al proprio interno la cultura della sicurezza, ed effettua periodicamente il controllo e l’aggiornamento delle metodologie di lavoro;
- dà la priorità alle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuale;
- impartisce adeguate istruzioni ai dipendenti.
Orion S.r.l. promuove il coinvolgimento e la consultazione dei lavoratori, anche attraverso i loro Rappresentanti, al fine di migliorare la Salute e Sicurezza negli ambienti di lavoro, nonché per ridurre gli incidenti, gli infortuni e le malattie professionali.
Al perseguimento delle finalità sopra esposte, Orion S.r.l. destina risorse organizzative, strumentali ed economiche con l’obiettivo di garantire la piena osservanza della normativa antinfortunistica vigente ed il continuo miglioramento della salute e sicurezza dei lavoratori sul luogo di lavoro e delle relative misure di prevenzione.
2.5) Equità e imparzialità
Nei rapporti con i portatori di interesse, contatti con la Collettività e la Pubblica Amministrazione, comunicazioni agli azionisti, gestione del personale e organizzazione del lavoro, selezione e gestione dei fornitori, Orion S.r.l. evita ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche ed alla religione dei suoi interlocutori.
Orion S.r.l. si impegna, in sintesi, ad operare in modo equo e imparziale, adottando lo stesso comportamento verso tutti gli interlocutori con cui entra in contatto, pur nelle differenti forme di relazione e comunicazione richiesta dalla natura e dal ruolo istituzionale degli interlocutori.
2.6) Onestà
Orion S.r.l. è costantemente impegnato a rispettare tutte le prescrizioni normative e a sviluppare programmi e procedure che ne garantiscano l’applicazione e il controllo.
Nell’ambito della loro attività professionale, gli Amministratori, i dipendenti e i collaboratori esterni di Orion S.r.l. sono tenuti a rispettare con diligenza la Normativa vigente, il Codice Etico, i regolamenti e le disposizioni interne. In nessun caso il perseguimento dell’interesse o del vantaggio di Orion S.r.l. può giustificare una condotta non onesta.
2.7) Efficacia ed efficienza
Orion S.r.l. si impegna a migliorare costantemente l’efficacia e l’efficienza dei processi aziendali, attraverso la predisposizione e il rispetto dei piani per il miglioramento della qualità del servizio e tramite l’adozione di soluzioni tecnologiche e organizzative volte a coniugare la soddisfazione delle esigenze delle Comunità servite con l’efficienza ed economicità della gestione.
2.8) Trasparenza
Gli Amministratori, i dipendenti e i collaboratori esterni di Orion S.r.l. si impegnano a fornire informazioni complete, corrette, adeguate e tempestive sia all’esterno (Pubblica amministrazione, utenti) che all’interno della azienda. Le informazioni sono rese in modo chiaro e semplice, di norma fornite tramite comunicazione scritta.
2.9) Riservatezza
Orion S.r.l. assicura la riservatezza dei dati personali e sensibili in proprio possesso, in conformità alla normativa vigente.
Agli Amministratori, dipendenti e collaboratori esterni del Orion S.r.l. è fatto divieto di utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi all’esercizio della propria mansione.
3) CRITERI DI CONDOTTA
3.1) Criteri di condotta delle risorse umane
Ambiente di lavoro
Nel rispetto del quadro normativo e degli orientamenti volti a rendere l’ambiente di lavoro sano e sicuro, non saranno tollerati abuso di alcool, uso di sostanze stupefacenti, molestie sessuali e azioni discriminatorie di alcun tipo. In particolare, viene tutelata e promossa la salute psicofisica di tutti i dipendenti di qualsiasi livello nell’ambito della Società. A tale riguardo Orion S.r.l. condanna comportamenti non etici e in particolare qualsiasi comportamento che esercitato su dipendenti e collaboratori della Società, possa cagionare un danno alla salute.
L’organizzazione del lavoro, in quanto elemento fondamentale dell’ambiente di lavoro, sarà pertanto volta ad evitare qualsiasi situazione di costrittività organizzativa e/o violenza psicologica, in accordo alle normative vigenti.
Principi deontologici
Orion S.r.l.:
– si impegna a realizzare condizioni di lavoro funzionali alla tutela dell’integrità psico-fisica e della salute dei lavoratori ed al rispetto della loro personalità morale, evitando discriminazioni, illeciti condizionamenti ed indebiti disagi;
– adotta criteri di merito, di competenza e comunque strettamente professionali per qualunque decisione relativa al rapporto di lavoro con i propri dipendenti e collaboratori esterni; pratiche discriminatorie nella selezione, assunzione, formazione, gestione, sviluppo e retribuzione del personale, nonché ogni forma di nepotismo o di favoritismo, sono espressamente vietate;
– richiede ai responsabili di funzione ed a tutti i collaboratori, ciascuno per quanto di competenza, di adottare comportamenti coerenti con i principi di cui ai punti precedenti, funzionali alla loro concreta attuazione.
Ferme restando le previsioni di legge e contrattuali in materia di doveri dei lavoratori, ai dipendenti sono richiesti professionalità, dedizione, lealtà, spirito di collaborazione e rispetto reciproco.
Le dinamiche che caratterizzano il contesto nel quale ORION S.R.L. si muove richiedono l’adozione di comportamenti trasparenti. Il principale fattore di successo è dato dal contributo professionale ed organizzativo che ciascuna delle risorse umane impegnate assicura.
Ogni dipendente di Orion S.r.l.:
– orienta il proprio operato sulla base dei principi di professionalità, trasparenza, correttezza ed onestà, contribuendo con colleghi, superiori e collaboratori al perseguimento degli obiettivi comuni;
– uniforma la propria attività, qualunque sia il livello di responsabilità connesso al ruolo, al più elevato grado di efficienza, attenendosi alle disposizioni operative impartite dai livelli gerarchici superiori;
– considera la riservatezza principio vitale dell’attività, in particolare in riferimento al rispetto della normativa sulla Privacy.
Il rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti è obbligo specifico di ogni dipendente, il quale è tenuto a segnalare al proprio responsabile e/o all’Organismo di Vigilanza, in forma scritta:
- qualunque violazione – realizzata in ambito aziendale – di norme di legge o regolamento, ovvero del presente Codice;
- ogni episodio di omissione, falsificazione o trascuratezza nella tenuta della contabilità o nella conservazione della documentazione su cui si fondano le registrazioni contabili;
- eventuali irregolarità o malfunzionamenti relativi alla gestione e alle modalità di erogazione delle prestazioni, nella certezza che nessun tipo di ritorsione verrà posto in essere nei suoi confronti.
Affidabilità nella gestione delle informazioni
Il personale di Orion S.r.l., nello svolgimento del proprio lavoro e nell’ambito delle proprie responsabilità, è tenuto a registrare ed elaborare dati e informazioni in modo completo, corretto, adeguato e tempestivo. Le registrazioni e le evidenze contabili, economiche e finanziarie di Orion S.r.l. devono attenersi a questi principi.
Coloro cui compete la gestione delle registrazioni contabili e delle informazioni economiche e finanziarie sono tenuti a collaborare con i Sistemi Informativi e con le strutture aziendali competenti, per la corretta applicazione delle procedure di sicurezza informatica a garanzia dell’integrità dei dati.
Sono vietati ai dipendenti:
- lo sfruttamento del nome e della reputazione di Orion S.r.l. a scopi privati ed analogamente lo sfruttamento a fini personali della posizione ricoperta all’interno di Orion S.r.l. e delle informazioni acquisite nel corso della prestazione lavorativa;
- l’adozione di atteggiamenti che possano compromettere l’immagine della Società;
- l’uso di beni sociali per scopi diversi da quelli ad essi propri;
- il consumo inutile o l’impiego non razionale di mezzi e risorse;
- la diffusione a terzi o l’uso a fini privati o comunque improprio di informazioni e notizie riguardanti Orion S.r.l.
Conflitti di interesse e dovere di lealtà e non concorrenza
I dipendenti si astengono dall’espletamento di mansioni lavorative – anche a titolo gratuito – in contrasto o in concorrenza con Orion S.r.l.
Esiste un conflitto di interesse, reale o potenziale, quando una relazione fra un lavoratore e un terzo potrebbe risultare di pregiudizio agli interessi della Società o in violazione di norme applicabili. Tutti i dipendenti e collaboratori devono, nei loro rapporti con clienti, fornitori, contraenti e concorrenti, privilegiare gli interessi di Orion S.r.l. rispetto ad ogni altra situazione che possa comportare un beneficio personale, potenziale o reale, per sé stessi o per i propri familiari o per i soggetti che intrattengono in via contrattuale o associativa rapporti di natura imprenditoriale con il dipendente.
È fatto obbligo di evitare le situazioni anche solo apparenti di conflitto di interesse con Orion S.r.l., e comunque di rendere noto ai responsabili gerarchici l’insorgere di dette situazioni mediante una dichiarazione sottoscritta da compilarsi immediatamente allorché il dipendente e collaboratore ravvisi l’esistenza di un conflitto di interesse.
In tutti i suddetti casi il dipendente si astiene dal partecipare alle relative attività.
Il dipendente nell’adempimento dei suoi compiti assicura la parità di trattamento tra coloro che vengono in contatto con Orion S.r.l. senza alcuna discriminazione.
Utilizzo dei beni aziendali
I dipendenti e i collaboratori dovranno garantire il corretto utilizzo dei beni aziendali, adoperandosi affinché questi siano utilizzati per giusti fini da personale debitamente autorizzato.
Conformemente alla normativa in vigore, gli amministratori, i dipendenti e i collaboratori hanno la responsabilità di proteggere il patrimonio aziendale e ogni altra proprietà, materiale o immateriale, della Società da utilizzi non autorizzati, abuso di fiducia, danni o perdite derivanti da imperizia, negligenza o dolo.
È fatto esplicito divieto a tutti i dipendenti e collaboratori della Società utilizzare Pc, tablet, smartphone aziendali per visitare siti pornografici e pedopornografici, scaricare foto, video e altri materiali e salvarli in detti dispositivi.
Doni e altre forme di omaggi
Ai dipendenti e collaboratori è consentito accettare doni o altre forme di omaggio, solo se di modico valore, tali da non poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come strumenti atti ad ottenere vantaggi in modo improprio.
I dipendenti e collaboratori che ricevano omaggi o trattamenti di favore non direttamente ascrivibili a normali relazioni di cortesia dovranno consultare i propri superiori allo scopo di ricevere istruzioni in merito alla destinazione dei regali stessi.
Non potranno in nessun caso essere accettati regali sotto forma di denaro o facilmente convertibili in denaro.
La partecipazione su invito a eventi, conferenze, convention, presentazioni commerciali o corsi di carattere tecnico inerenti all’attività lavorativa dovrà essere autorizzata dai superiori gerarchici.
Le restrizioni al ricevimento di regali si estendono anche ai familiari dei dipendenti e collaboratori o ai soggetti che intrattengono in via contrattuale o associativa rapporti di natura imprenditoriale con il dipendente.
Rapporti gerarchici
Il comportamento di ciascun Responsabile si conforma ai valori del Codice Etico e rappresenta un esempio per i propri collaboratori.
I Responsabili di funzione instaurano con i propri collaboratori rapporti improntati al rispetto reciproco e ad una proficua cooperazione, favorendo lo sviluppo dello spirito di appartenenza a Orion S.r.l.
La motivazione dei dipendenti e la diffusione dei valori aziendali – in modo da consentirne l’interiorizzazione e la condivisione – sono essenziali: in tale ottica si pone l’impegno all’implementazione e al mantenimento di flussi informativi corretti, validi e motivanti in grado di dare al dipendente la consapevolezza del contributo apportato all’attività aziendale da ciascuna delle risorse coinvolte.
A tutti identicamente sono assicurate le medesime opportunità di esprimere il proprio potenziale professionale.
Ogni Responsabile presta la debita attenzione e, ove possibile e opportuno, dà seguito a suggerimenti o richieste dei propri collaboratori, in un’ottica di qualità totale, favorendo una partecipazione motivata alle attività di Orion S.r.l.
Le direzioni di Orion S.r.l. sono chiamate a favorire un approccio positivo alla funzione di controllo, in una prospettiva di piena collaborazione coerente con quel senso di appartenenza a Orion S.r.l. che si intende promuovere presso tutti i propri dipendenti.
Il sistema dei controlli contribuisce a migliorare l’efficienza dei processi aziendali; è pertanto obiettivo comune di tutti i livelli della struttura organizzativa concorrere al suo efficace funzionamento, in primo luogo mediante il puntuale rispetto delle procedure interne, in modo da consentire la più agevole individuazione dei punti di responsabilità.
3.2) Criteri di condotta nei rapporti con le Istituzioni
Orion S.r.l. mantiene con le Pubbliche Autorità relazioni ispirate alla piena e fattiva collaborazione, conformandosi ai provvedimenti assunti dagli organi preposti.
A ciascuno dei dipendenti è richiesto di conformarsi ai medesimi principi di trasparenza, osservanza degli obblighi e collaborazione con le Autorità.
Nei rapporti con pubblici funzionari il dipendente deve tenere un comportamento ispirato alla massima correttezza ed integrità, evitando anche di dare l’impressione di voler influenzare impropriamente le decisioni o di richiedere trattamenti di favore.
Nei rapporti con pubblici funzionari con i quali venga in contatto per motivi di lavoro, il dipendente non può accettare compensi, omaggi o trattamenti di favore di valore più che simbolico; grava sul dipendente l’obbligo di informare il proprio responsabile gerarchico delle offerte ricevute in tal senso.
Analogamente, è vietato offrire o corrispondere indebiti compensi, omaggi o trattamenti di favore di valore più che simbolico e comunque estranei alle normali relazioni di cortesia, nell’intento di favorire illecitamente gli interessi di Orion S.r.l.
Nei rapporti con le Istituzioni e le Pubbliche Amministrazioni i soggetti preposti sono tenuti alla massima trasparenza, chiarezza, correttezza al fine di non indurre a interpretazioni parziali, falsate, ambigue o fuorvianti i soggetti istituzionali, con i quali si intrattengono relazioni a vario titolo.
Non sono ammessi benefici o promesse di favori da parte degli Amministratori, dipendenti o collaboratori esterni di Orion S.r.l. verso i Pubblici Ufficiali o gli incaricati di pubblico servizio (quali i rappresentanti di Authority ed Enti Locali), al fine di conseguire un interesse o un vantaggio proprio, altrui o delle società di Orion S.r.l.
In particolare, nel caso in cui dipendenti o collaboratori esterni di Orion S.r.l. siano fatti oggetto di richieste più o meno esplicite di benefici o di promesse di favori da parte di Pubblici Ufficiali o incaricati di pubblico servizio, devono rifiutare e darne tempestiva comunicazione agli Amministratori.
Omaggi e atti di cortesia e di ospitalità verso rappresentanti di governi, pubblici ufficiali e pubblici dipendenti sono consentiti quando siano di modico valore e comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti e da non poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio. In ogni caso questo tipo di spese deve essere autorizzato dalle persone indicate nella procedura aziendale in vigore e documentate in modo adeguato.
3.3) Criteri di condotta nei rapporti con i fornitori
Scelta del fornitore
Correttezza, professionalità, efficienza, serietà ed affidabilità costituiscono la base per l’instaurazione di un valido rapporto anche con fornitori e collaboratori esterni, la cui scelta viene operata in funzione di valutazioni basate su elementi di riferimento oggettivo. È fatto obbligo ai dipendenti di Orion S.r.l. di assicurare pari opportunità alle aziende fornitrici in possesso dei requisiti richiesti.
La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni di acquisto devono essere basate su una valutazione obiettiva della qualità, dell’utilità, del prezzo dei beni e servizi chiesti, della capacità della controparte di fornire e garantire tempestivamente beni e servizi di livello adeguato alle esigenze di Orion S.r.l., nonché della sua integrità e solidità.
Orion S.r.l. è disponibile alla ricerca di soluzioni amichevoli ai problemi che dovessero insorgere con i propri fornitori e collaboratori esterni; è peraltro fatto obbligo ai dipendenti di segnalare tempestivamente alle funzioni competenti eventuali problemi di rilievo insorti, al fine di consentire l’adozione delle misure volta per volta più opportune.
La condotta di Orion S.r.l. nelle fasi di approvvigionamento di beni e servizi è improntata alla ricerca del massimo vantaggio competitivo, alla concessione di pari opportunità di partnership per ogni fornitore, alla lealtà ed imparzialità di giudizio.
Nella scelta dei fornitori non sono ammesse ed accettate pressioni indebite, finalizzate a favorire un fornitore a discapito di un altro e tali da minare la credibilità e la fiducia che il mercato ripone in Orion S.r.l., in merito alla trasparenza e al rigore nell’applicazione della Legge e dei regolamenti interni. Parimenti, non sono ammessi benefici o promesse di favori da parte degli Amministratori, dipendenti o collaboratori esterni di Orion S.r.l. verso terzi, al fine di conseguire un interesse o un vantaggio proprio, altrui o di Orion S.r.l..
I criteri di selezione dei fornitori si basano sulla valutazione dei livelli di qualità ed economicità delle prestazioni, dell’idoneità tecnico-professionale, del rispetto dell’ambiente e dell’impegno sociale profuso, secondo le regole interne dettate da appositi regolamenti. Con l’intento di favorire l’adeguamento dell’offerta dei fornitori a tali standard, Orion S.r.l. si impegna a non abusare del potere contrattuale per imporre condizioni vessatorie o eccessivamente gravose.
Il riconoscimento di qualsiasi commissione, sconto, credito e abbuono deve essere accordato in conformità con la normativa vigente dietro presentazione della documentazione di supporto.
Oltre a quanto richiesto dai principi sopra enunciati, qualsiasi incentivo commerciale deve essere in linea con le comuni pratiche di mercato, non deve eccedere i limiti di valore consentiti e deve essere stato approvato e registrato in conformità a quanto stabilito dalle regole interne.
Integrità ed indipendenza nei rapporti
Le relazioni con i fornitori sono regolate da principi comuni e sono oggetto di un costante monitoraggio.
La stipula di un contratto di fornitura deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza, evitando ove possibile forme di dipendenza.
Nei rapporti con fornitori i vertici aziendali ed i dipendenti non possono accettare compensi, omaggi o trattamenti di favore di valore più che simbolico; grava sul dipendente l’obbligo di informare il proprio responsabile gerarchico delle offerte ricevute in tal senso.
Analogamente è vietato offrire o corrispondere indebiti compensi, omaggi o trattamenti di favore di valore più che simbolico e comunque estranei alle normali relazioni di cortesia, nell’intento di favorire illecitamente gli interessi di Orion S.r.l.
3.4) Criteri di condotta nei rapporti con amministratori, direttori generali, dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, dirigenti e loro sottoposti, sindaci e liquidatori di società terze
Nei rapporti con gli amministratori, i dirigenti e loro sottoposti, i sindaci e i liquidatori di società terze, i dipendenti, gli amministratori ed i collaboratori di Orion S.r.l. sono tenuti ad adottare comportamenti improntati ai principi di correttezza professionale ed etica.
La determinazione delle condizioni di eventuali contratti o accordi che coinvolgano i vertici di società terze devono essere basate su una valutazione obiettiva della natura, della qualità, dell’utilità e dell’effettività delle prestazioni oggetto del contratto o dell’accordo.
E’ fatto espresso divieto di dare o promettere denaro o altre utilità (quale ad esempio effettuare un regalo di non modesto valore o dare ospitalità oltre i criteri di ragionevolezza e di cortesia commerciale) ai soggetti sopra menzionati al di fuori delle previsioni contenute in eventuali contratti o accordi in essere.
3.5) Criteri di condotta nei rapporti con organizzazioni politiche
Fermo il rispetto delle normative specifiche applicabili, Orion S.r.l. non eroga contributi, diretti o indiretti e sotto qualsiasi forma, a partiti, movimenti, comitati, associazione o altri organismi di natura politica o sindacale, né a loro rappresentanti o candidati.
Gli amministratori, i dipendenti e collaboratori della Società non sono autorizzati a sostenere pubblicamente, in nome della Società, partiti politici, né a partecipare a campagne elettorali, né a prendere parte in conflitti religiosi, etnici o internazionali.
3.6) Criteri di condotta nella gestione delle informazioni
La Società gestisce le informazioni nel rispetto della normativa vigente, garantendo l’interesse alla fluidità dei processi informativi interni e, al contempo, la protezione dei dati informativi.
Orion S.r.l. comunica con il mercato nel rispetto dei criteri di correttezza, chiarezza, evitando comportamenti preferenziali, proteggendo le informazioni generate o acquisite all’interno della Società e nelle relazioni d’affari, assicurando la privacy dei nostri clienti, e garantendo il trattamento dei dati personali nel rispetto dei diritti della dignità degli interessati.
Gli amministratori, i dipendenti e collaboratori devono salvaguardare il carattere riservato delle informazioni cui hanno avuto accesso nell’adempimento delle proprie attività lavorative, anche se tali informazioni non sono specificatamente classificate come riservate e non riguardano in modo specifico la Società, ma concorrenti, fornitori, mercati e organismi pubblici, collegati con le attività di Orion S.r.l.
L’inadempienza all’obbligo di riservatezza costituirà grave inadempimento se implica la divulgazione o se offre l’opportunità di divulgazione di informazioni riservate relative alle decisioni e alle attività della Società.
Le informazioni dovranno essere mantenute riservate in conformità con le normative vigenti sino a quando non diverranno di dominio pubblico.
L’informazione verso l’esterno deve essere veritiera e trasparente.
I rapporti con gli organi di stampa e gli altri organismi di informazione sono affidati all’Organo Amministrativo.
Analogamente è richiesto il preventivo accordo con l’Organo Amministrativo per rappresentare le posizioni e l’attività di Orion S.r.l. in qualsiasi forma ed occasione (conferenze, partecipazione a convegni ed altri pubblici interventi, redazione di articoli o altre pubblicazioni).
La circolazione interna delle informazioni è limitata ai soggetti portatori di un effettivo interesse aziendale a conoscerle e ad utilizzarle; questi si astengono dal parlarne senza motivo o in luoghi non appropriati, anche per evitare di incorrere in rivelazioni involontarie.
La divulgazione a terzi delle informazioni riservate e comunque ad uso interno richiede l’autorizzazione dell’Organo Amministrativo.
La salvaguardia del patrimonio sociale ricomprende la custodia e la protezione dei beni materiali ed intellettuali del Orion S.r.l., nonché delle informazioni e dei dati dei quali i dipendenti vengono a conoscenza per ragioni di ufficio.
Per l’importanza strategica di tali informazioni, è necessaria una loro corretta condivisione, che consenta la realizzazione degli obiettivi comuni alle diverse funzioni, nella consapevolezza che la diffusione non autorizzata, la manomissione, l’uso indebito o la perdita possono arrecare danni a Orion S.r.l.
Orion S.r.l. garantisce il trattamento dei dati personali e sensibili relativi ai propri dipendenti e ai terzi secondo i criteri previsti dalla normativa vigente in materia di privacy.
La tenuta delle scritture contabili avviene in coerenza con i principi di trasparenza, veridicità, completezza dell’informazione che guidano l’intera politica informativa di Orion S.r.l.
Le evidenze contabili di Orion S.r.l. devono essere basate su informazioni precise, esaurienti e verificabili.
Ogni scrittura nei libri contabili deve riflettere la natura dell’operazione, rappresentarne la sostanza e deve essere basata su una adeguata documentazione di supporto in modo da consentire:
- l’agevole registrazione contabile;
- l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità;
- l’accurata ricostruzione dell’operazione. (L’Organo di Controllo ha libero accesso ai dati, alla documentazione ed alle informazioni utili per lo svolgimento delle attività di controllo di loro competenza).
Tutti i dipendenti sono tenuti a prestare la propria piena collaborazione a tale scopo.
4. applicazione del Codice etico
Orion S.r.l. ha costituito al proprio interno l’Organismo di Vigilanza, avente il compito di vigilare sull’attuazione e sul rispetto del presente Codice Etico e sul Modello di organizzazione, gestione e controllo – di cui al D.Lgs. 231/2001 – attuato coerentemente con il Codice stesso. Ciascuna funzione aziendale è comunque responsabile dell’applicazione del Codice nell’ambito delle mansioni di propria competenza.
In particolare, l’Organismo di Vigilanza ha la responsabilità di esprimere pareri indipendenti riguardo alle problematiche relative all’applicazione del presente Codice e del Modello Organizzativo che dovessero insorgere nell’ambito delle decisioni aziendali.
Orion S.r.l., mediante la predisposizione di un programma delle attività di comunicazione, provvede ad informare tutti i dipendenti e i collaboratori esterni sulle disposizioni e sulle modalità di applicazione del Codice Etico, raccomandandone l’osservanza. In particolare, provvede alla diffusione del Codice presso tali soggetti, all’interpretazione e al chiarimento dei principi e delle disposizioni in esso contenute, alla verifica dell’effettiva osservanza del Codice, all’aggiornamento delle disposizioni con riguardo alle esigenze che si manifestano al variare del contesto e dell’ambiente di riferimento (es. struttura aziendale, settore, mercato).